Use as cores a seu favor na sua empresa!
Muita gente gosta de utilizar cores e padronagens distintas em pastas, caixas, cestos e baús na hora de adquirir esses acessórios organizadores. Eu gosto muito mais de utilizar sempre as mesmas cores e padronagens e deixar a diferenciação para as etiquetas autoexplicativas.
Imagine que você quer organizar 03 tipos de documentos e para isso vai a uma papelaria e compra 03 pastas com cores diferentes, azul, verde e vermelho. Cada cor será para um tipo de documento. No entanto, a sua documentação começa a crescer em volume e tipo. Assim, você vai precisar de mais cores e unidades de pastas.
Vamos supor que no final você ficou com 05 tipos de documentos, o que significa 05 cores diferentes, e que para cada tipo de documento você precisa de diferentes quantidades de pastas. O documento do tipo 01 ficou com a cor vermelha e você precisará de 05 unidades de pastas. Já o documento do tipo 02 ficou com a cor verde e você precisará de 11 unidades de pastas, e assim sucessivamente.
No final você vai ter 05 cores diferentes, cada uma com um número de pastas. Agora imagina se isso tudo é guardado na mesma estante. Vai ser impossível cada cor ter a sua própria prateleira na estante. Algumas cores ocuparão apenas meia prateleira, enquanto que outras precisarão de mais de uma.
Como são muitos os documentos, precisará também escrever do lado de fora das pastas o que está arquivado ali. No final, o que a princípio te ajudaria a categorizar os tipos de documentos, acaba atrapalhando na organização visual (cores).
Esse tipo de conhecimento é algo que parece simples, mas na verdade não. É o detalhe que vai fazer uma grande diferença. Com o tempo algumas pessoas conseguirão perceber que a bagunça visual é culpa das cores, e outras saberão que há algo errado, contudo não vão conseguir identificar o que é. Os que conseguirem, muito provavelmente, comprará as mesmas pastas (de uma única cor) de novo.
Gente, isso não quer dizer que sou contra a categorização por cores. Pelo contrário, acho que em muitos projetos ela é essencial. Apenas reforço que não é tão simples como parece e que os consultores em organização, são os profissionais adequados para resolver esse tipo de “problema”. Quem não tem experiência deve optar sempre pelo simples e básico, assim o risco de cometer erros e perder dinheiro é bem menor.
O conhecimento técnico é inerente aos bons profissionais de organização e foi adquirido através de treinamentos, capacitações e experiências do dia a dia.
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