Como um empreendedor pode organizar a rotina de trabalho e ser mais produtivo

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A rotina de trabalho de um empreendedor é cheia de reuniões de negócios, projetos e prazos. A falta de organização pode implicar na perda de um compromisso importante, causando prejuízos e passando uma imagem negativa para clientes, funcionários e colaboradores.

Para evitar que isso aconteça, um empreendedor pode se planejar para otimizar o tempo e as tarefas. A falta de organização pode atrapalhar os negócios: ‘um ambiente desorganizado leva o empreendedor a se tornar improdutivo, com dificuldades para avançar na carreira por não saber como lidar com seus compromissos e prazos de trabalho’.

Por isso, o ambiente deve ser organizado e confortável para garantir que o empreendedor consiga cumprir suas atividades com facilidade e agilidade.

Saiba como um líder pode organizar a rotina para ser mais produtivo:

1. Separar os emails em categorias
É importante que o empreendedor seja organizado com seus emails porque eles podem ser de extrema relevância. A recomendação é separá-los em duas categorias: uma de assuntos que precisam ser resolvidos e outra de arquivos com os conteúdos que precisam ser salvos.

2. Fazer um planejamento semanal
O planejamento dos compromissos pode ser feito semanalmente e, de preferência, em um papel. Este método é mais eficiente e mais fácil na hora de fazer alterações.

3. Criar uma ordem dentro de espaços disponíveis
É interessante que o empreendedor crie uma ordem para os objetos que se encontram em seu ambiente de trabalho. Pode ser pela lógica, agrupamento, necessidade ou objetividade: cada coisa precisa estar em seu lugar. Essa ação traz conforto, harmonia, equilíbrio e economiza tempo.

4. Agendar reuniões e visitas a fornecedores
Planejar as reuniões e visitas aos fornecedores ou clientes otimiza tempo. Dessa forma, o empreendedor evita de se perder nos compromissos.

5. Repensar as prioridades e transferir itens menos urgentes para o dia seguinte
Às vezes você perde tempo com alguma tarefa completamente desnecessária e isso acaba dificultando muito a rotina de trabalho.

6. Reservar pequenos intervalos para comer ou fazer atividades fora do trabalho
Com tantos compromissos, às vezes, o empreendedor não se recorda de realizar atividades essenciais. É importante que ele reserve um tempo para comer algo e fazer coisas que não estejam ligadas ao trabalho, para relaxar e ficar mais disposto.

7. Realizar as tarefas mais complexas antes
Se o empreendedor deixa os compromissos mais complexos e chatos para o final, ele não possui mais o raciocínio lógico e a mesma disposição que apresentava no começo do dia.

8. Criar hábitos que ajudam o empreendedor a ser mais produtivo
É importante que o empreendedor crie hábitos porque, dessa forma, ele cria uma rotina. Por exemplo, ao chegar ao trabalho, o líder pode olhar a agenda de tarefas do dia e escrever quais são as prioridades.


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Foto: Shutterstock  

Porque sua empresa deve ter uma rotina organizada?

Hoje em dia, as grandes empresas utilizam o gerenciamento de tempo para administrar suas tarefas e atividades, de modo que a falta de tempo muitas vezes já não é mais justificativa para o descumprimento das tarefas e acabam sendo sinais de deslize, falta de profissionalismo, percepção e, em alguns casos, simples falta de dizer não.
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Organizar o tempo e administrar as tarefas de uma empresa não é tarefa fácil, mas cabe ao gestor avaliar quanto tempo aproximadamente será utilizado para a realização de cada tarefa ou quando não será possível realizá-las, e é justamente isso que dá o ritmo de aceleração da sua empresa.

Por que ter uma rotina organizada?

Organizar o seu dia e administrar o seu tempo são algumas das habilidades mais valorizadas em um profissional. Além de aumentar a sua produtividade, a rotina organizada de um gestor influencia e ajuda a definir o nível de organização da empresa. Por isso, é importante que você entenda a sua rotina. Faça uma análise do seu dia a dia, saiba o que lhe toma tempo, considere o seu ritmo e pense aonde você quer levar a sua empresa. Considere o seu objetivo final de crescimento. O alcance deste objetivo certamente começa aqui: do seu empenho em tornar-se um profissional melhor.
Quando se tem uma rotina organizada e controlada, é possível desempenhar as atividades com muito mais segurança e êxito. É como se todas as informações relevantes para o seu negócio estivessem lhe esperando, no melhor lugar e na melhor hora, possibilitando que você caminhe por suas atribuições, enxergando tudo, preparado para os tropeços e atalhos que estão por vir.

Fácil falar, difícil fazer?

Nada disso, existem boas técnicas que ensinam como gerenciar o tempo, além de softwares que facilitam esta função. Mas vamos dar uma olhada no básico: se você tiver disciplina, isso pode ser o suficiente, se não tiver, é necessário desenvolvê-la.
Vamos lá, faça uma lista e deixe-a visível. Nela, coloque em primeiro lugar as suas prioridades. Aquelas atividades que são importantes e urgentes. Estas devem ser resolvidas primeiro, ou delegadas a quem é de direito. Se estiver com dificuldade para determinar suas prioridades, pense em como as atividades em questão podem afetar seu objetivo final e, a partir deste cenário, dê a elas grau de impacto: baixo, médio e alto.
Em segundo lugar, entram as atividades importantes, mas não urgentes, e, enfim, chegamos ao terceiro lugar, onde estão as atividades de grande importância, e não imediatas. São aquelas tarefas que exigem mais esforço intelectual e que devem ser realizadas com mais cuidado e tempo. Hora de produzir o que é realmente importante e que alavanca o seu sucesso.

Organize também a sua vida pessoal

Finalmente chegamos a hora de cuidar da nossa própria vida: sim, você vai checar seu Facebook, e-mail particular, vai dar uma olhadinha no Whatsapp, ou outra atividade de lazer e de cunho pessoal. Ninguém fica ligado o tempo todo no trabalho, mesmo estando em horário de trabalho, por isso é importante organizar este momento e deixá-lo para depois das tarefas cumpridas. Assim você garante que este tempo gasto não prejudique o seu rendimento.

Deixe tudo no lugar

E por, último, mas não menos importante, olhe para sua mesa. Ela deve estar sempre organizada, seu material de trabalho deve acompanhar a sua lista de prioridades: o que você precisa deve estar sempre à mão. Perder tempo procurando documentos por falta de organização é sintomático, se este for o seu caso, tome uma providência já!

Arrumar ou Bagunçar?

Pra começar…
Limpe os armários com uma solução de água e vinagre, assim você elimina a poeira e se houver mofo elimina o cheiro. Lembre-se de fazer isso sempre que necessário. 

Vamos organizar e deixar tudo acessível e visível, assim você poderá ter tudo a mão e sempre usar TODAS as suas roupas.
– O ideal é padronizar os cabides, escolha o material que mais lhe agrada e troque aos poucos. Você ira perceber que só a troca deixará tudo mais bonito  ( existem vários no mercado, escolha o que melhor se adapta ao seu espaço).

Organizando por cores
– Você pode usar a cartela de cores para organizar as peças em degrade, fica tudo tão lindo.
– Pendure apenas uma peça por cabide, assim fica mais fácil de visualizar e quando for pegar não faz bagunça.
– Se você não tiver calceiro, as calças podem ser penduradas também em cabides, para as femininas use cabide infantil. Para as calças sociais não escorregar coloque algum tecido como veludo em volta do cabide.
 Quando pendurar camisas e casacos feche sempre o ziper e o primeiro botão, assim eles não correm o perigo de cair e amassar.

Separe as roupas por categorias, jaquetas ou casacos, calças, camisas, saias e vestidos. O visual do armário irá ficar mais limpo e fácil de ver o que tem.
Roupas de cama e banho

– Podemos usar prateleiras para organizar roupas de banho e cama, mas cuidado para não fazer pilhas altas, se não irá cair tudo quando quiser pegar a de baixo. Uma dica pra te ajudar a usar todas as suas roupas de cama e banho é: usou, lavou, passou, dobrou? Coloque embaixo da pilha, assim você sempre pode usar o que esta em cima, e as peças não se desgastarão rápido demais.
– Ainda nas prateleiras podemos organizar as roupas de lã – nunca pendure roupas de lã, elas cedem e ficam feias – e camisetas que você não queira pendurar nos cabides. Mas cuidado com as pilhas altas (!).
– Gavetas: podemos guardar roupa intima (existe no mercado colmeias para facilitar a organização). Organizar biquínis e roupas de ginástica.
Super dica:
Se você tem pouco espaço o ideal é fazer a troca das roupas por estação. Chegou o inverno, guarde as roupas de verão e vice-versa. Você pode usar space bags, já ouviu falar? São sacos embalados a vácuo (use o aspirador) super úteis, que ajudam a ter mais espaço. Ou pode usar sacos de TNT (tecido não tecido) o importante é a roupa poder respirar. Com a space bags o ar é retirado e dessa forma não tem como bactérias do mofo se proliferarem sem o oxigênio, pra mim são as melhores opções.
É isso ai galerinha, por hoje é só! Vamos destralhar e deixar a casa e a vida mais organizada.

http://homesweetener.com/blogdacasa/2013/06/17/voce-arruma-ou-esconde-a-bagunca

10 formas de organizar a sua estante

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  • Alfabética por sobrenome de autor: Essa é uma das formas que acho mais prática, porque não tem o risco dos livros do mesmo autor ficarem separados (já que algumas vezes o mesmo autor é publicado por editoras diferentes como o John Green) e também é mais fácil de localizar.

  • ·       Alfabética por título do livro: Colocar os livros em ordem alfabética por título é interessante, mas eu não acho muito prático porque pode separar os livros de uma série, mudar a ordem etc., por exemplo, deixar os livros da série Feios (Scott Westerfeld) na ordem alfabética: Especiais, Extras, Feios e Perfeitos.

  • ·       Editoras: Essa é bem prática pra quem tem parceria com editoras, pois fica mais fácil de organizar os livros para resenhar. Uma vantagem (muito grande principalmente pra quem tem TOC ou algumas pequenas compulsões tipo TOC) é que normalmente as editoras têm um padrão de tamanho para os seus livros então, nesse caso, dificilmente os livros vão ficar desalinhados.

  • ·       Rainbow (arco-íris): É uma das formas mais lindas e fotogênicas. Separar os livros por cor fica esteticamente lindo, mas eu não conseguiria deixar os livros das séries todos separado (imagina cada livro de Fazendo Meu Filme em um canto da estante?). Admiro quem consegue e acho que sou capaz de organizar os meus assim um dia SÓ PRA TIRAR FOTO e depois organizá-los novamente.

  • ·       Gêneros: Eu acho um pouquinho difícil separar por gêneros (romance, distopia, suspense…) porque tem livros que, em minha opinião, se enquadram em mais de um gênero (claro que nesse caso pode colocar junto dos livros daquele gênero que é mais “forte” no livro), mas acho uma forma interessante. O bom é que se algum dia você acordar com vontade de ler livros de distopia, por exemplo, já sabe em que canto da estante vai ter que ir para se decidir.

  • ·       Cronologicamente: É possível organizar cronologicamente de três formas:

 1) de acordo com a data que você comprou/ganhou o livro (isso exige uma boa memória pra quem já coleciona livros há muito tempo)
 2) de acordo com a data de lançamento do livro (mais fácil)
 3) por ordem de leitura (terminou de ler, coloca na estante).
  • ·       Preferência: Essa é uma forma bem pessoal de organizar os livros. Separar e posicionar os livros de acordo com a sua preferência torna tudo bem especial e único, mas chega uma hora que é difícil definir ao lado de qual tal livro vai estar.

  • ·       Lidos/Não lidos:  Essa é uma ótima forma de conseguir manter a sua leitura em dia e tirar aquele peso na consciência de ter muitos livros não lidos na estante.

  • ·       Altura: Essa forma é bem parecida com a organização por editoras, mas é mais precisa ainda. É ótima pra quem realmente não suporta livros de tamanhos diferentes próximos uns dos outros.

  • ·       Coleções/Séries/Soltos: Essa separação dentro da organização por sobrenome de autor, mas é possível fazer ela em ordem de preferência, gênero, alfabética por nome de série…

http://melinasouza.com/2013/09/26/10-formas-de-organizar-a-sua-estante/

Documentos devem ser organizados e guardados, evitando problemas futuros para sua empresa

Muito se ganha com a organização de documentos, recibos e contratos. O planejamento correto pode facilitar a vida de empresas de qualquer tamanho, bem como a vida do cidadão comum. No caso de empresas, ao se deparar com reclamações trabalhistas ou de fornecedores, o acesso fácil aos documentos, neste caso, faz com que tempo precioso seja poupado e dinheiro, também precioso, não seja entregue indevidamente. Para o consumidor, a presença de documentos comprobatórios vai facilitar o embate contra cobranças indevidas.
Cada documento tem um tempo ideal para ser guardado. Isso simplifica a quantidade de folhas a serem arquivadas. Contas do mês, como água, luz, telefone ou gás, devem ser guardadas por, pelo menos, cinco anos. Se ocorrer um problema de sistema na companhia de serviço aquela conta pode aparecer em aberto e, se não conseguir comprovar que já foi paga, o consumidor terá que pagar novamente, com juros e correção. Mesmo que esses serviços sejam cortados rapidamente quando não foi feito o pagamento, se aparecer lá na frente o débito em aberto, não há como provar com o uso da lógica, somente com a apresentação da conta quitada.
Problemas com o banco também podem ser resolvidos com a presença do extrato bancário ou mesmo do comprovante de depósito. Da mesma forma, o extrato que contém os débitos em conta dos serviços públicos, pode ajudar a resolver qualquer pendência apontada pela companhia e que seja indevido. Cartão de crédito é outro item que pode apresentar problemas no futuro e, da mesma forma, o extrato  e o comprovante de pagamento podem ser os grandes aliados para que não seja preciso pagar em duplicidade uma mesma fatura.

Vamos se motivar! Será que o vento

Você acorda mal humorado na segunda-feira, chega ao trabalho desmotivado, inveja os empreendedores que podem fazer o seu horário (#sqn) e começa a pensar em tudo o que não funciona na empresa, na cidade, no País e no mundo, reclama dos processos, do chefe, do clima, da qualidade do cafezinho, do computador que você usa, do trânsito, do salário, do colega de trabalho… Vou parar por aqui porque ninguém aguenta essa bad vibe. Aliás, já parou pra pensar em quanta negatividade você gera com esses pensamentos e reclamações?
Na verdade, se tudo ao redor vai mal, é hora de desembaçar os óculos. Desculpa, mas o “problema” pode não ser o mundo a sua volta. A “culpa” da sua desmotivação pode não ser da empresa, do trabalho, da sociedade, do governo. Você me autoriza a ressignificar o conceito de culpa? Que tal trocar o termo culpa por responsabilidade? Você fica confortável? Quando assumimos responsabilidade por nossas vidas, por nosso sucesso, por nossa felicidade, temos mais chances de obter aquilo que desejamos. Por outro lado, reconhecer que é nossa escolha não fazer nada para mudar pode ser algo incômodo.
vento
DAQUI EM DIANTE, SE QUISER CONTINUAR ACOMODADO, NÃO LEIA!
Nossas crenças interferem nos nossos pensamentos, que interferem nas nossas emoções, que impactam nossos comportamentos e, consequentemente, nossos resultados. Quer ver um exemplo?
  • Resultado: Carreira estagnada, vida chata, estresse e desânimo
  • Comportamento: Inércia. Aguardando os acontecimentos. Engolindo sapos para não correr o risco de ser demitido. Evitando ter muita iniciativa para não gerar conflito, não chamar atenção.
  • Emoções: Medo, sensação de impotência, baixa auto estima
  • Pensamentos: Odeio esse emprego, mas não posso abrir mão desse salário, desses benefícios… E se eu for demitido? Como vai ser? O mercado está péssimo. Não vou conseguir me recolocar com essa crise.
  • Crença:  Uma pessoa bem sucedida tem um emprego estável.
Percebeu? Leia de baixo para cima para ver a relação. Quer outro?
  • Resultado: Corpo no emprego, cabeça nos projetos pessoais, baixa produtividade, falta de foco
  • Comportamento: Mil ideias e projetos nos caderninhos, leitura de livros, blogs e sites de empreendedorismo com olhar de “um dia quem sabe”, justificativas prontas para dizer por que empreender não é uma boa opção.
  • Emoções: Frustração, sensação de perda de tempo, invejinha branca
  • Pensamentos: Eu adoraria trabalhar por conta própria, mas não tenho perfil pra empreender. Se eu tivesse dinheiro, eu empreenderia. Fulaninho consegue, porque tem “estrela”.
  • Crença:  Para empreender tem que ter perfil e muito dinheiro.
Quer que eu desenhe? Brincadeira, mas uma boa imagem para compreender essa relação é a de um iceberg, sendo que, na ponta, visíveis, estão os comportamentos e os resultados. Abaixo do nível do mar, invisíveis, estão as emoções, os pensamentos e as crenças. A grande questão é conseguir ter consciência de que nossos resultados são reflexos do que acreditamos. Não estou falando: “pense positivo e vai aparecer o emprego dos sonhos ou um investidor-anjo”. Não é isso. Estou sugerindo que você observe seus resultados e tente identificar que crenças estão lá embaixo drenando sua iniciativa para buscar mais plenitude e felicidade.
Um bom exercício é escrever os resultados que você quer alcançar e depois os comportamentos, emoções, pensamentos e crenças que deveria ter para sustentar o que deseja. Depois compare. É um bom começo para tomada de consciência.

http://priscilasaboia.com.br/personalorganizer/anda-desmotivado-culpapode-nao-ser-trabalho/p/

4 formas de diminuir a ansiedade. E o que isso tem à ver com organização?

  • Meditar

Ok, se você é ansioso já deve estar pensando: “Tá louca, eu não consigo!”
Confia em mim! No início é bem difícil, mas tem aplicativos que ajudam à fazer isso, tipo 5 minutos por dia e já dão uma paz…
Aplicativos sugeridos: 5 minutos (iniciantes) 

  • Estar no momento presente

Aí você pensa: ihhh lá vem ela com esse papo de momento presente. É o que chamamos demindfullness
Olha, o aplicativo ajuda pra caramba também. Quando você vê, só está pensando no que ele sugeriu, no momento presente e esquece (pelo menos por alguns minutos) todo o resto. Isso te foca muito. Pra complementar: quando você fizer esse exercício (que dura de 2 à 5 minutos) aproveite pra se perguntar também se o que você está fazendo naquele momento vai te levar aonde você quer. 

  • Músicas

Não é qualquer tipo de música… Quando você estiver trabalhando, estudando, lendo ou até caminhando algumas músicas podem te tirar do sério. Você tem que escutar músicas que façam parte daquele momento.
No caso do trabalho, da leitura e do estudo, indico alguns sites e aplicativos que uso pra ter músicas relaxantes.
APP: Deep Relax (para relaxar,meditar ou até acalmar depois de um stress de trabalho. Às vezes uso até pra acalmar e dormir). O site Brain.fm (música para foco máximo, para estudar ou até para relaxar) ou até mesmo o Spotify (que é um aplicativo de músicas onde você pode procurar uma lista de músicas só de Jazz, ou Músicas para trabalhar, enfim…músicas que alguém escolheu e montou uma lista).

  • Papel

Muitas vezes a ansiedade vem porque temos muitas coisas pra fazer e não sabemos por onde começar. Quando pegamos um papel e escrevemos o nosso desejo, o que precisamos fazer pra chegar nele e dividimos isso em tarefas, já é meio caminho andado (mas use papel e caneta mesmo. você pode até passar pra ferramenta que achar melhor depois, computador, celular, mas antes coloque no papel). Parece que quando você escrever trabalha uma área do cérebro que não estamos utilizando mais hoje em dia, porque escrevemos pouco (à mão) e isso faz seu cérebro trabalhar diferente e ler isso com energia positiva. Também existe a física quântica que explica isso, falando de vibrações e energia que começam a “ajudar”, mas esse papo é bem mais “cabeça” e eu deixo pra outro post.
Portanto, escreva! 
Quando a gente reduz a ansiedade, a gente consegue se organizar melhor, pensar com mais clareza e ser mais produtivo.
http://priscilasaboia.com.br/personalorganizer/3-maneiras-de-diminuir-ansiedade-isso-tem-a-ver-organizacao/p/