Você se cobra demais? Se sente cansado, pressionado ou sobrecarregado de tarefas no seu dia-a-dia? Tem muita coisa pra fazer, mas pouco tempo disponível?

Não se desespere, você não está sozinho. Todo mundo luta contra a falta de tempo, e todo mundo quer ser mais produtivo. Porém, na maioria das vezes esse é um extremo desafio.

Constantemente, nós reclamamos da imensa quantidade de coisas que temos pra fazer, sem contar as várias demandas que vão surgindo gradualmente durante o dia, quando as pessoas nos acionam pra resolver algum problema ou um favor urgente.

Em busca de alívio para a bagagem de responsabilidades que carregamos, nós cedemos às distrações que são oferecidas pelas mídias sociais (pois desejamos uma solução súbita para a falta de atenção); damos desculpas para problemas rotineiros (pois diminui a pressão); e olhamos a caixa de entrada do nosso e-mail 100 vezes por dia (para não nos sentirmos tão inválidos).

Como se não bastasse, parecemos obcecados pela produtividade: em casa, tomando conta dos filhos ou jogando videogame; no trabalho, resolvendo problemas ou oferecendo soluções; na universidade, estudando ou participando de um projeto científico. E tudo isso, sem levar em conta que desperdiçamos quantidades inimagináveis de tempo fazendo coisas que não importam (ou não deveriam importar), mas nós optamos por fazê-las também, porque isso nos faz sentir mais importantes, e mais produtivos.

Em contradição, nós reclamamos da excessiva carga de tarefas e do tempo limitado que dispomos, mas na verdade, sem esse caos acabamos nos sentimos piores, mais cedo ou mais tarde.

É uma vida realmente estressante, mas também excitante. Contudo, precisamos tomar muito cuidado para não nos tornamos escravos da produtividade.

Como disse Ilya Pozen, colunista da Forbes, “as pessoas verdadeiramente produtivas não estão focadas em fazer mais coisas”. Na verdade, isso é o opostode produtividade.

Não existe magia para ser realmente mais produtivo, mas essa lista de 13 truques a seguir chegará perto de surtir um efeito mágico no seu dia-a-dia:

1) Corte sua lista de tarefas pela metade (seguindo suas prioridades)

Faça uma lista das tarefas do dia: memorize ou escreva num post-it, tanto faz. Depois disso, vá executando-as em ordem de prioridade. Eu, por exemplo, faço as tarefas mais rápidas primeiro (as que levam até 15 minutos, no máximo), mas isso não é uma regra (há quem prefira começar pelas mais trabalhosas). Se você elencou 20 coisas pra fazer, pare pra pensar: Eu preciso mesmofazer essas 20 coisas hoje? Você irá perceber que não.

Adote uma abordagem minimalista, assim você se concentra apenas em realizar as coisas que realmente importam.

2) Trabalhe o máximo possível à sua maneira

Cada organismo funciona de uma forma. Uns tem picos de energia pela manhã; outros têm mais disposição a noite. Essas descargas de energia variam dependendo do dia, mas em geral cada pessoa possui seus hábitos diários. Quando você tem várias atividades pra fazer e reconhece bem o funcionamento do seu corpo, acaba otimizando melhor o seu tempo, e sendo mais eficaz.

Shayan Zadeh, CEO da Zoosk (um aplicativo de encontros em redes sociais), afirma: “Eu prefiro marcar todas as minhas reuniões no período da manhã, para que eu tenha um bloco de tempo livre reservado no meio do dia para lidar com problemas não planejados, pedidos de última hora e problemas graves que podem surgir”.

3) Esqueça o perfeccionismo (seja realista)

Não tente ser um super-herói. Como em tudo na vida, se você dedicar esforço e determinação, as suas chances de obter resultados positivos são maiores. Mas a ideia de fazer tudo e mais um pouco de maneira sempre excepcional é um tiro no pé. Você só irá se desgastar mais facilmente.

“Há um limite de tempo que você pode focar 100% em uma tarefa sem dormir ou fazer uma pausa antes de retomar o foco”, afirma Luis Sanz, fundador da Olapic (uma plataforma de comércio visual). “Encontre o seu tempo pra se desligar, mesmo que haja milhares de coisas urgentes pra fazer”.

4) Clarifique o seu ambiente

Um ambiente de caos e desordem te faz realmente perder tempo, por mais que muitos contrariem esse fato usando a desculpa de que se guiam melhor na própria sujeira. Se existem coisas aleatórias espalhadas em sua mesa ou arquivos inúteis enchendo a memória do seu laptop, livre-se disso!

Como diz José Vasquez, CEO da Quez Media, “um espaço mais limpo deixa sua mente mais limpa”.

5) Faça excursões períodicas em redes sociais

Há sérias controvérsias de que as redes sociais contribuem para a produtividade, e de fato muitos estudos sugerem que aquelas excursões rapidinhas pelas notificações do Facebook te complicam no trabalho (inclusive, você pode estar tentado a verificar agora mesmo se recebeu alguma mensagem).

Contudo, segundo uma pesquisa recente feita pela Microsoft, 46% dos trabalhadores afirmam que sua produtividade aumentou graças às mídias sociais e suas ferramentas. Da minha parte, eu sugiro que você não se prive das mídias sociais, mas mantenha o controle!

6) Se isole por um determinado período (todos os dias)

Em meio ao caos e a turbulência cotidianas (onde existe muito ruído e barulho demais), você precisa dedicar um certo tempo diário para ouvir nada mais senão o seu próprio corpo. Isso significa auto-respeito, e não reclusão.

Como bem diz Ekaterina Walter, co-autora do livro ‘O Poder do Storytelling Visual’, às vezes tudo o que precisamos é parar tudo o que estamos fazendo e ir a um parque ou uma cafeteria, ou apenas caminhar por aí para que possamos fazer outras coisas que façam fluir a nossa criatividade. “Todos nós precisamos de um silêncio total para refletirmos sobre nossas próximas estratégias”.

7) Exorcize um período por dia (ou um dia inteiro por semana, se puder)

Dustin Moskovitz, co-fundador do Facebook, limpa completamente a sua programação profissional todas as quartas-feiras. Essa é uma regalia invejável, e se você puder praticá-la também, maravilha. Segundo ele, “essa é uma ferramenta inestimável pra garantir que você tenha um tempo e espaço garantidos para concluir um projeto específico”.

Caso isso esteja totalmente fora da sua realidade de trabalho, tente assassinar pelo menos um período por dia (pra dedicá-lo à sua vida pessoal). Essa decisão é necessária pra você manter a sua sanidade, já que ainda somos seres sociais.

8) Experimente a técnica Pomodoro

Pomodoro é a palavra italiana para “tomate”, criada por Francesco Cirillo. Sua técnica, popularizada nos anos 80, consiste em dividir as horas de trabalho no seguinte formato: você trabalha 25 minutos numa tarefa em concentração profunda, e depois descansa por 5 minutos, e assim vai…..

Essa técnica permite que você se disponha a trabalhar de forma intensa e adequada, pra depois revigorar suas energias em merecidas pausas. Considerando uma pesquisa que diz que nosso cérebro só consegue realmente se concentrar em uma única tarefa 25 minutos por hora, esta é uma excelente ferramenta. Você administra seu tempo de forma saudável: produz mais, e se desgasta menos.

9) Use a regra dos 2 minutos

“Quando surge uma tarefa que você sabe que pode completar em 2 minutos ou menos, faça imediatamente”, descreve David Allen em seu livro “Getting Things Done”. Exemplos dessas tarefas são: um e-mail com pedidos ou demandas fixas, uma ligação urgente, ou ir pegar uma xícara de café pro seu chefe que quer testar sua paciência.

“Eu amo isso”, diz Christian Sutardi, co-fundador da Lulabox. “Não é nenhum aplicativo ou técnica fantasiosa, não requer aprendizado e nem dedicação, qualquer um faz e você pode começar a fazer agora mesmo”.

10) Peça ajuda

Você tem um colega de trabalho sempre proativo e disposto para a ação? Peça ajuda pra ele, busque um parceiro de responsabilidades. ”As promessas que fazemos a nós mesmos são mais fáceis de quebrar”, diz Laura Vanderkam, autora do livro “O que as pessoas mais bem-sucedidas fazem antes do café da manhã”.

Solicitar apoio nas horas adequadas rende mais, já que a união de esforços agiliza processos. Duas mentes pensam mais rápido do que uma, mas não abuse da boa vontade, pois seu colega poderá pensar que você é folgado demais!

11) Música

Remova todas as distrações, coloque um fone de ouvido e ouça o tipo de música que você ama: ideias mágicas, produtivas e maravilhosas surgirão na sua mente. Leia o truque nº 6 antes de fazer isso.

O seu chefe ou empregador pode não permitir que você ouça música em serviço, e se isso acontece, não fique revoltado e prove que ele está sendo tanto burocrático quanto improdutivo (peça pra ele ler isso: http://bit.ly/1cySfZt).

12) Harmonize a temperatura do seu ambiente de trabalho

O clima do local onde você trabalha influencia diretamente no seu humor, ainda mais se você fica num escritório. Temperaturas muito baixas aumentam seus sentimentos de tristeza e solidão. Temperaturas muito quentes fazem você se sentir fraco. Portanto, os extremos de frio e calor te deixam mais infeliz, e consequentemente afetam o seu potencial produtivo.

Ajuste a temperatura do seu local de trabalho, e encontre um ponto de equilíbrio em que você possa agir e pensar sem que sua mente fique te lembrando que você está congelando como um índio na Antártida ou derretendo como um picolé numa praia em pleno verão. Assim, você irá harmonizar o estado do seu corpo e aumentar consideravelmente a sua produtividade.

13) Lembre-se da regra de Pareto

O princípio de Pareto afirma rigorosamente que 20% das causas geram 80% das consequências em praticamente todos os fenômenos aplicáveis e não aplicáveis (nos negócios ou na vida). A questão aí é: algumas tarefas (ou ações) geram a maioria dos resultados. Por exemplo:

– 20% dos seus clientes respondem por 80% dos lucros.
– 20% dos seus produtos são responsáveis por 80% das vendas.
– 20% do conteúdo do seu site corresponde a 80% dos acessos.

Essa regra é muito útil pra você saber quais são os pontos fortes e fracos do seu negócio, e serve como um direcional pra você dedicar e investir mais recursos para as áreas ou projetos que estão gerando melhores resultados.

http://cromasolutions.com.br/blog/13-truques-simples-e-surpreendentes-pra-voce-maximizar-a-sua-produtividade/